Dicționar · Termen

UBL — Universal Business Language

Q: Ce înseamnă UBL?

UBL este acronimul de la Universal Business Language — un standard deschis pentru documente comerciale electronice (facturi, note de credit și altele), exprimate în format XML. În RO e-Factura, UBL este formatul în care este structurată o factură electronică.

Q: Cât timp trebuie să păstrez XML-ul UBL?

Legea cere păstrarea facturilor electronice 5 ani . ANAF însă păstrează XML-ul descărcabil din SPV doar aproximativ 60 de zile. Diferența o acoperi tu, printr-o arhivă proprie — de aceea contează ca fiecare UBL primit să fie descărcat și arhivat la timp.

Formatul XML standardizat în care circulă facturile electronice. În RO e-Factura, UBL este originalul legal al fiecărei facturi — structurat, nu tipărit.

Standard XML deschis pentru documente comerciale Originalul legal al facturii din e-Factura Fișierul pe care îl păstrezi din SPV

Definiție

Ce este UBL

Pe scurt și exact, cu trimitere la modul în care îl folosești în practică.

UBL (Universal Business Language) este un standard deschis pentru reprezentarea documentelor comerciale electronice — facturi, note de credit, comenzi și altele — sub formă de fișiere XML structurate. „Structurat” înseamnă că fiecare informație de pe factură (furnizor, cumpărător, linii, cantități, cote de TVA, totaluri) stă într-un câmp clar definit, pe care un program îl poate citi automat, fără să „ghicească” dintr-o imagine sau dintr-un PDF.

În contextul RO e-Factura, UBL este sintaxa în care este exprimată o factură electronică. La încărcarea în sistem, ANAF acceptă mai multe standarde — UBL și CII (Cross Industry Invoice) pentru facturi, plus CN pentru note de credit — însă UBL este cel mai răspândit în practica românească. Factura trebuie să respecte și specificația națională CIUS-RO, adaptarea românească a standardului european de facturare electronică (EN 16931).

Rolul în e-Factura

UBL este originalul legal — PDF-ul e doar o reprezentare

Înțelegerea acestui detaliu schimbă felul în care arhivezi facturile.

Pentru relațiile B2B între persoane impozabile stabilite în România, factura validă din punct de vedere legal este doar cea care a trecut prin RO e-Factura — adică fișierul UBL. Când apeși „Descarca XML” pe rândul unei facturi primite, primești o arhivă ZIP cu două XML-uri: factura originală în UBL și semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. În arhiva aceea nu există niciun PDF — PDF-ul lizibil este butonul de sub el, „Descarca PDF”, la o singură apăsare.

PDF-ul pe care îl vezi nu este originalul, ci o reprezentare vizuală generată din XML. ANAF produce chiar el această reprezentare, prin serviciul transformare/FACT1: pornind de la UBL, produce PDF-ul — același pe care ți-l dă butonul „Descarca PDF” de pe rândul facturii. Conversia merge într-o singură direcție: din UBL poți regenera oricând PDF-ul, dar dintr-un PDF nu poți reconstrui XML-ul cu valoare legală.

Concluzia practică: fișierul pe care trebuie să îl păstrezi cu adevărat este UBL-ul. Legea cere păstrarea facturilor electronice 5 ani, însă ANAF ține XML-ul descărcabil din SPV doar aproximativ 60 de zile. Ce nu cobori la timp nu este pierdut — după fereastră ceri ANAF-ului repostarea mesajului sau ceri factura furnizorului, care are aceeași obligație de păstrare — dar devine o cerere de făcut, nu o descărcare.

Unde îl folosești

De la termen la practică

UBL nu rămâne o noțiune teoretică — îl întâlnești de fiecare dată când descarci, transformi sau arhivezi o factură.

Convertor XML → PDF

Transformă un UBL în PDF oficial ANAF, prin transformare/FACT1.

Vizualizare XML

Citește un fișier UBL structurat: furnizor, cumpărător, linii, totaluri.

Validator XML e-Factura

Verifică o factură UBL conform regulilor CIUS-RO.

Descărcare automată din SPV

Cum ajung XML-urile UBL la tine, în fereastra de 60 de zile.

Arhivare în Google Drive

UBL și PDF arhivate pe foldere YYYY.MM, pentru păstrarea de 5 ani.

Dicționar e-Factura

Ceilalți termeni: SPV, transformare/FACT1, filtrul P, CIUS-RO.

Întrebări frecvente

Ce înseamnă UBL?

UBL este acronimul de la Universal Business Language — un standard deschis pentru documente comerciale electronice (facturi, note de credit și altele), exprimate în format XML. În RO e-Factura, UBL este formatul în care este structurată o factură electronică.

De ce ANAF returnează doar XML, nu PDF?

Premisa s-a schimbat: pe rândul fiecărei facturi primite din SPV ai două butoane, „Descarca XML” și „Descarca PDF”, deci primești și PDF-ul, dintr-o apăsare. Ce nu se schimbă este care fișier contează: originalul legal al unei facturi electronice este UBL-ul (XML structurat), nu PDF-ul, iar acela este fișierul pe care trebuie să-l păstrezi. PDF-ul este reprezentarea vizuală, produsă de ANAF din același XML — niciodată invers.

Care e diferența dintre UBL și CII?

Sunt două sintaxe XML pentru aceeași factură. La încărcarea în e-Factura, ANAF acceptă mai multe standarde: UBL și CII (Cross Industry Invoice) pentru facturi, plus CN pentru note de credit. UBL este sintaxa cea mai folosită în România.

Pot citi un fișier UBL fără un program special?

Un fișier UBL este XML, deci este text și se poate deschide în orice editor — dar este greu de urmărit cu ochiul. Dacă factura este una primită în SPV, nu ai nimic de făcut: varianta lizibilă este butonul „Descarca PDF” de pe rândul ei. Dacă XML-ul îți vine din altă parte, îl treci prin convertorul XML → PDF sau îl citești structurat cu vizualizatorul de XML.

Cât timp trebuie să păstrez XML-ul UBL?

Legea cere păstrarea facturilor electronice 5 ani. ANAF însă păstrează XML-ul descărcabil din SPV doar aproximativ 60 de zile. Diferența o acoperi tu, printr-o arhivă proprie — de aceea contează ca fiecare UBL primit să fie descărcat și arhivat la timp.

UBL-ul ajunge la tine singur, arhivat și transformat în PDF

Conectezi ANAF o dată cu tokenul SPV. Apoi fiecare factură primită se descarcă în format UBL, se transformă în PDF oficial și se arhivează în Google Drive-ul tău.

Începe gratuit Vezi prețurile

0 RON la start · fără card · TVA inclus