Ghid pas cu pas

Cum organizezi facturile primite pe lună și an

O arhivă pe foldere YYYY.MM se sortează singură cronologic și îți dă, la un control, exact facturile lunii cerute. Mai jos sunt ambele căi: manual, mutând fiecare factură în luna ei, sau automat, lăsând eFacturaSPV să arhiveze totul în Google Drive-ul tău.

Pe măsură ce facturile primite se adună din SPV, un folder unic cu sute de fișiere devine de necautat. Soluția nu e un sistem complicat, ci o singură regulă constantă: un folder pe lună, numit an.lună — 2026.01, 2026.02, 2026.03. Pentru că anul vine primul, folderele se așază singure în ordine cronologică, fără să le rearanjezi.

În interiorul fiecărui folder ține perechea: XML-ul original (factura cu valoare legală) și PDF-ul oficial generat din el. Cu structura asta, la un control deschizi folderul lunii cerute și ai imediat tot ce trebuie. Mai rămâne un singur risc — copiile aceleiași facturi, descărcate de două ori — pe care îl rezolvi verificând înainte de a adăuga un fișier.

Varianta manuală

Arhivare pe luni, factură cu factură

Funcționează pentru orice ai descărcat deja din SPV. E gratuită, dar cere disciplină la fiecare factură — și e ușor de greșit la luna corectă sau la duplicate.

Pasul 1

Alege o structură de foldere YYYY.MM

Pornește de la o regulă simplă și constantă: un folder pe lună, numit după an și lună în format numeric — 2026.01, 2026.02, 2026.03. Pentru că anul vine primul, folderele se sortează singure cronologic în orice listă. Poți grupa lunile sub un folder de an (2026/2026.01) sau le poți ține pe toate într-un singur nivel; important este ca formatul să fie identic la fiecare lună.

Pasul 2

Repartizează fiecare factură după luna ei

Pentru fiecare factură primită, mută în folderul lunii corecte ambele fișiere: XML-ul original (factura cu valoare legală) și PDF-ul oficial generat din el. Folosește data facturii, nu data la care ai descărcat-o — altfel o factură din decembrie ajunsă în SPV în ianuarie cade în luna greșită și nu o mai găsești la control.

Pasul 3

Denumește fișierele consistent

În interiorul folderului, un nume previzibil te scapă de căutări: data, furnizorul și numărul facturii, de exemplu 2026-02-14_Furnizor-SRL_F-1234. XML și PDF-ul aceleiași facturi primesc același nume, cu extensie diferită, ca să stea împreună și să fie evident că sunt perechea aceleiași facturi.

Pasul 4

Verifică duplicatele înainte de a copia

Aceeași factură poate fi descărcată de două ori — la o resincronizare sau dacă reiei lista din SPV. Înainte de a adăuga un fișier, verifică dacă factura există deja în folderul lunii (după numărul facturii sau ID-ul de încărcare ANAF). O arhivă cu trei copii ale aceleiași facturi e mai greu de verificat decât una incompletă.

Înainte: un singur folder

Descarcari/
  factura(3).zip
  factura(3) (1).zip
  3000123456789.zip
  efactura_2841.xml
  factura-noua.pdf
  download.zip
  ...încă 240 de fișiere

Imposibil de spus ce lună acoperă, ce e duplicat și unde e XML-ul perechii. La un control, cauți minute bune.

După: foldere YYYY.MM

Facturi primite/
  2026.01/
    2026-01-09_Furnizor-SRL_F-1234.xml
    2026-01-09_Furnizor-SRL_F-1234.pdf
  2026.02/
    2026-02-14_Alt-Furnizor_A-77.xml
    2026-02-14_Alt-Furnizor_A-77.pdf
  2026.03/
    ...

Sortat cronologic, perechea XML + PDF împreună. Deschizi luna cerută și ai gata totul.

Trei reguli care țin arhiva curată

Repartizezi după data facturii, nu data descărcării — altfel facturile din decembrie ajung în ianuarie.
Ții XML și PDF împreună — XML-ul e originalul legal (păstrat 5 ani), PDF-ul se regenerează din el.
Verifici duplicatele după numărul facturii sau ID-ul de încărcare ANAF înainte de a copia.

Mai ai de generat PDF-ul oficial din XML-urile pe care le pui în foldere? Folosește convertorul XML → PDF — gratuit, fără cont, fără să stocăm fișierul.

Varianta automată

Arhivă pe luni, automat în Google Drive

Conectezi ANAF și Drive o singură dată. După aceea fiecare factură primită ajunge în folderul lunii corecte, cu XML și PDF oficial.

1

Conectezi ANAF și Google Drive o singură dată

Autorizezi accesul cu certificatul de pe token o singură dată și alegi Drive-ul tău ca destinație. Conexiunea cu ANAF se reînnoiește automat — fără să mai atingi tokenul USB.
2

Preluăm fiecare factură primită

Verificăm periodic mesajele din SPV și descărcăm fiecare factură primită, cu XML-ul original și semnătura Ministerului Finanțelor, înainte ca fereastra de ~60 de zile să expire.
3

Generăm PDF-ul oficial și alegem luna

Transformăm XML-ul în PDF prin serviciul oficial ANAF, apoi alegem folderul YYYY.MM după data documentului — nu după data descărcării.
4

Arhivăm în Drive-ul tău, pe luni

Fiecare pereche XML + PDF ajunge în folderul lunii din Drive-ul tău și rămâne acolo, sub controlul tău — pregătită pentru cei 5 ani de păstrare.

Începe gratuit Despre arhivarea în Drive

0 RON la start · fără card · datele rămân în Google Drive-ul tău

Pe scurt

Manual față de automat

Manual, folder cu folder

Creezi și denumești fiecare folder YYYY.MM
Muți fiecare factură în luna ei, după data documentului
Redenumești XML și PDF ca să stea perechea împreună
Verifici de fiecare dată dacă factura există deja
Repeți pentru fiecare CUI și fiecare lună

Automat cu eFacturaSPV

Folderele YYYY.MM se creează singure, în Drive-ul tău
Fiecare factură ajunge în luna ei, după data documentului
XML și PDF oficial arhivate împreună, fără sortare manuală
Arhivat înainte să expire fereastra de ~60 de zile
O singură autorizare → toate firmele de pe certificat

Citește și

Pași legați pe care îi parcurgi des

Arhivare în Google Drive

Cum ajung facturile primite în Drive-ul tău, pe luni.

Cum păstrezi facturile 5 ani

Ce trebuie ținut, în ce format și cât timp, pentru un control fără surprize.

Arhivare facturi e-Factura

Pagina-pilon despre cum funcționează arhiva automată în Drive.

Descărcare automată din SPV

Cum preluăm fiecare factură primită înainte de a o arhiva pe luni.

Întrebări frecvente

De ce să folosesc formatul YYYY.MM și nu „Ianuarie 2026”?

Pentru că anul-lună numeric (2026.01, 2026.02) se sortează singur în ordine cronologică în orice sistem de fișiere, inclusiv în Google Drive. Numele cu luni scrise în litere se sortează alfabetic — „Aprilie” înaintea lui „Ianuarie” — și amestecă anii. Formatul numeric îți dă mereu lista corectă, fără să o rearanjezi manual.

Pun factura după data ei sau după data descărcării?

După data facturii. O factură emisă în decembrie poate ajunge în SPV în ianuarie, dar la un control ea aparține lui decembrie. Dacă o arhivezi după data descărcării, o cauți într-o lună greșită. eFacturaSPV folosește chiar data documentului când alege folderul YYYY.MM.

De ce contează structura pe luni la un control ANAF?

La un control, inspectorul cere de regulă facturile dintr-o perioadă anume. Cu o arhivă pe luni deschizi folderul respectiv și ai imediat XML-urile și PDF-urile, fără să filtrezi sute de fișiere. Reține că originalul cu valoare legală este XML-ul și trebuie păstrat 5 ani — PDF-ul îl poți regenera oricând din el. Pentru reguli exacte, verifică pe ANAF.

Cum evit copiile aceleiași facturi în arhivă?

Fiecare factură primită are un ID de încărcare unic la ANAF. Manual, verifici numărul facturii sau ID-ul înainte de a copia un fișier nou, ca să nu adaugi de două ori aceeași factură. Automat, eFacturaSPV preia fiecare factură primită după acel ID de încărcare și o pune în folderul lunii potrivite, înainte să expire fereastra de ~60 de zile.

Trebuie să țin XML-ul, dacă am deja PDF-ul lunii?

Da. XML-ul este factura originală cu valoare legală; PDF-ul oficial este reprezentarea lizibilă, generată din el. Arhiva pe luni trebuie să conțină XML-ul, nu doar PDF-ul — PDF-ul se poate regenera din XML, dar nu și invers. De aceea le ținem împreună, perechea în același folder.

Lasă eFacturaSPV să-ți organizeze arhiva pe luni

Conectezi ANAF o singură dată. Restul — preluare, PDF oficial ANAF, foldere YYYY.MM — se întâmplă singur, în Google Drive-ul tău.