Ghid pas cu pas

Cum arhivezi facturile electronice 5 ani, conform legii

Obligația de păstrare este de ani, dar SPV ține facturile doar circa 60 de zile. Mai jos: cum acoperi corect distanța — manual, cu descărcare și backup, sau automat, cu arhivă în propriul tău Google Drive.

Aici e capcana e-Facturii: o factură primită rămâne descărcabilă din SPV doar circa 60 de zile, dar obligația ta legală de păstrare este de 5 ani. Diferența dintre cele două o acoperi tu, printr-o arhivă proprie.

Factura legală este fișierul XML, însoțit de semnătura Ministerului Finanțelor; PDF-ul oficial este forma lizibilă. O arhivă corectă le păstrează pe toate, organizate și accesibile rapid la un eventual control.

Vezi și pagina dedicată despre arhivarea facturilor din e-Factura — de ce SPV nu este o arhivă și cum îți construiești una, automat, în Drive-ul tău.

Varianta manuală

Descărcare, organizare și backup pe cont propriu

Funcționează, dar cere disciplină lună de lună: nicio factură ratată în fereastra de 60 de zile și cel puțin o copie de siguranță.

Pasul 1

Descarci facturile din SPV la timp

Fiecare factură primită rămâne descărcabilă din SPV circa 60 de zile. Descarci arhiva ZIP — XML-ul original și semnătura Ministerului Finanțelor — pentru fiecare mesaj, înainte ca fereastra să se închidă.

Pasul 2

Organizezi pe ani și luni, cu backup

Pui fișierele într-o structură clară, de regulă pe ani și luni, și ții cel puțin o copie de siguranță. Păstrarea legală este de 5 ani — un hard disk pierdut sau un laptop furat nu te scutește de obligație.

Pasul 3

Păstrezi forma legală și forma lizibilă

XML-ul este factura legală; semnătura electronică dovedește că este identică cu cea de la ANAF; PDF-ul oficial este forma lizibilă pe care o vede inspectorul. Le păstrezi pe toate, accesibile rapid la un eventual control.

Ce trebuie să conțină o arhivă corectă

XML-ul original și semnătura Ministerului Finanțelor — forma legală a facturii.
PDF-ul oficial, lizibil, generat din același XML prin serviciul ANAF.
Structură clară (pe ani și luni) și copie de siguranță, păstrate cel puțin 5 ani.

Nu ai apucat să descarci o factură în fereastra de 60 de zile? Vezi cum o recuperezi în ghidul despre facturi mai vechi de 60 de zile.

Varianta automată

Arhivare automată în propriul tău Google Drive

Conectezi ANAF o singură dată. După aceea fiecare factură primită este descărcată, transformată în PDF oficial și pusă în Drive-ul tău — pe luni, înainte să expire fereastra de 60 de zile.

1

Preluăm la timp, înainte de termen

Verificăm periodic mesajele din SPV și descărcăm fiecare factură primită cât este încă disponibilă, ca să nu pierzi nicio factură în fereastra de 60 de zile.
2

Generăm PDF-ul oficial

Transformăm XML-ul în PDF prin serviciul oficial ANAF — același PDF oficial pe care îl vede inspectorul, forma lizibilă pe care o ții în dosar.
3

Arhivăm pe luni, ordonat

Fiecare PDF ajunge pe foldere YYYY.MM, pe an și lună — exact cum ai aranja arhiva pentru un control.
4

Totul rămâne în Drive-ul tău

Fișierele stau în propriul tău Google Drive, sub controlul tău, accesibile oricând în cei 5 ani de păstrare.

Începe gratuit Despre arhivarea în Drive

0 RON la start · fără card · prima firmă gratuită permanent

Pe scurt

Manual față de automat

Arhivare manuală

Descarci fiecare factură în fereastra de 60 de zile
Organizezi pe ani și luni de mână
Ții singur copia de siguranță
Risc de facturi ratate sau duplicate

Automat cu eFacturaSPV

Preluare automată, înainte să expire fereastra
Foldere YYYY.MM create singure
Arhivă în propriul tău Drive, sub controlul tău
PDF oficial ANAF, păstrat alături de XML

Citește și

Pași legați pe care îi parcurgi des

Arhivare în Google Drive

Pagina-pilon: YYYY.MM, pe propriul tău Drive.

Descărcare automată din SPV

Cum preluăm la timp fiecare factură primită, înainte de termen.

Securitate

Unde stau datele și cine are acces la ele.

Facturi mai vechi de 60 de zile

Cum recuperezi facturile care au ieșit din fereastra SPV.

Întrebări frecvente

Cât timp trebuie să păstrez facturile electronice?

Termenul general de păstrare a documentelor justificative este de 5 ani. Anumite documente au termene mai lungi (de exemplu situațiile financiare sau statele de salarii), dar pentru facturile primite reperul practic este 5 ani — mult peste cele circa 60 de zile cât rămân în SPV.

E suficient să las facturile în SPV?

Nu. SPV este un canal de transmitere, nu o arhivă: facturile rămân descărcabile doar circa 60 de zile, apoi sunt arhivate de ANAF. Recuperarea ulterioară cere o cerere manuală de repostare — vezi ghidul despre facturi mai vechi de 60 de zile.

Ce format păstrez — XML sau PDF?

Factura legală este XML-ul, însoțit de semnătura Ministerului Finanțelor; pe acestea le păstrezi obligatoriu. PDF-ul oficial, generat din XML prin serviciul ANAF, este forma lizibilă pentru dosar și pentru control. Practic, le ții pe toate.

Unde sunt stocate datele cu eFacturaSPV?

În propriul tău Google Drive, nu pe serverele noastre. Fișierele rămân ale tale și sub controlul tău. Detalii în securitate.

Ce se întâmplă dacă renunț la eFacturaSPV?

Facturile sunt deja în Drive-ul tău, organizate pe foldere YYYY.MM. Rămân acolo, ale tale, indiferent de abonament — fără captivitate și fără export complicat.

Ce format au facturile din arhivă?

Fiecare factură este păstrată ca PDF oficial ANAF, generat de chiar serviciul ANAF din XML — același document pe care îl vede un inspector — alături de XML-ul original. Le găsești în folderul lunii, gata pentru cei 5 ani de păstrare.

Arhivă pe 5 ani, fără să te gândești la ea

Conectezi ANAF o singură dată, iar eFacturaSPV descarcă la timp, transformă în PDF oficial și arhivează fiecare factură în propriul tău Google Drive.