Ghid pas cu pas

Cum împuternicești o persoană în SPV (procură)

Q: Contabilul vede toate mesajele din SPV sau doar facturile e-Factura?

Toate. Împuternicirea pentru SPV trebuie să fie generală, pentru toate operațiunile din SPV — mesaje, notificări, obligații fiscale, declarații — și trebuie să conțină acordul ca împuternicitul să vadă și istoricul acțiunilor anterioare. Nu poți restrânge împuternicirea doar la e-Factura: scrisă așa, ANAF o respinge. Dacă vrei ca cineva să vadă strict facturile și nimic altceva, împuternicirea în SPV nu este calea — vezi cum dai acces contabilului doar la facturi , printr-un folder partajat. Pentru partea de facturi primite, vezi și cum descarci facturile din SPV .

Ca să dai contabilului acces la SPV nu îți predai tokenul, ci îl împuternicești formal la ANAF. Mai jos sunt ambele căi: manual, cu actul de împuternicire depus la ANAF, sau automat, lăsând eFacturaSPV să preia facturile primite fără ca cineva să intre zilnic în SPV.

În SPV, accesul la documentele unei firme este legat de certificatul digital al persoanei care intră. Reprezentantul legal are acces din oficiu; pentru oricine altcineva — contabilul, un colaborator — trebuie o împuternicire înregistrată la ANAF, prin care certificatul persoanei respective este asociat cu CUI-ul firmei.

Important: formularele și pașii exacți de depunere se pot schimba de la o perioadă la alta. Mai jos descriem procesul în linii mari, dar denumirea și numărul formularului de împuternicire, precum și modul de depunere, se verifică întotdeauna pe ANAF. Persoana împuternicită folosește întotdeauna propriul certificat — nu tokenul tău.

Varianta manuală

Împuternicire clasică, prin actul depus la ANAF

Funcționează pentru orice persoană cu certificat digital calificat. Este calea legală standard, dar cere un act per firmă și procesare la ANAF.

Pasul 1

Află ce formă trebuie să aibă împuternicirea

Aici se pierde cel mai mult timp, așa că citește înainte de a merge la notar: <strong>împuternicirea pentru SPV trebuie să fie generală, pentru toate operațiunile din SPV</strong>. Nu există varianta „doar pentru e-Factura” — o împuternicire scrisă doar pentru e-Factura este respinsă de ANAF, și este cel mai frecvent motiv de refuz. Trei condiții trebuie îndeplinite împreună: să fie generală pentru toate operațiunile din SPV, să conțină acordul ca împuternicitul să vadă istoricul acțiunilor anterioare din SPV, și să fie acceptați termenii SPV. Reprezentantul legal are acces deplin din oficiu, fără împuternicire.

Pasul 2

Pregătește procura sau împuternicirea

Împuternicirea se face fie printr-o procură (de regulă notarială), fie prin formularul de împuternicire ANAF. Denumirea și numărul exact al formularului se pot schimba de la o perioadă la alta, așa că folosește versiunea curentă publicată pe ANAF. Important: persoana împuternicită are nevoie de propriul certificat digital calificat — nu de tokenul tău.

Pasul 3

Înregistrează împuternicirea la ANAF

Depui actul de împuternicire la ANAF — la registratură sau electronic, conform procedurii în vigoare — pentru ca certificatul împuternicitului să fie asociat cu CUI-ul firmei tale. Până la procesarea cererii, accesul nu este activ; termenele și pașii exacți se verifică pe ANAF.

Pasul 4

Împuternicitul se conectează și verifică accesul

După aprobare, persoana împuternicită intră în SPV cu propriul certificat și vede mesajele firmei, inclusiv facturile e-Factura primite. Verificați împreună că vede CUI-ul corect și că poate descărca arhivele — abia atunci împuternicirea este funcțională.

Ce acoperă împuternicirea — și cum o revoci

Acces la toate operațiunile din SPV — mesaje, documente, facturile e-Factura primite. Împuternicirea trebuie să fie generală; nu poate fi restrânsă la e-Factura.
Depunerea declarațiilor, obligațiile fiscale și istoricul acțiunilor anterioare din SPV — acordul pentru istoric este una dintre condițiile obligatorii.
Tokenul sau certificatul tău nu se predă — împuternicitul folosește propriul certificat digital calificat.

Revocarea se face printr-un act de revocare depus la ANAF: certificatul împuternicitului pierde accesul la CUI-ul firmei. Accesul rămâne activ până la revocarea formală, așa că, dacă schimbi contabilul, revocă explicit — procedura exactă se verifică pe ANAF.

Varianta automată

Facturile primite, fără login zilnic în SPV

Împuternicirea legală rămâne la ANAF — pe ea o faci o singură dată. Partea operațională (intrat zilnic în SPV, descărcat, transformat, arhivat) o automatizezi cu eFacturaSPV.

1

Conectezi firma o singură dată

Fiecare firmă se conectează o dată la ANAF cu certificatul ei — al tău sau al împuternicitului. După aceea conexiunea se reînnoiește automat, fără să mai atingi tokenul USB.
2

Preluăm facturile primite

Verificăm periodic mesajele și descărcăm fiecare factură primită din SPV, cu XML-ul original și semnătura Ministerului Finanțelor — fără ca cineva să intre manual în SPV.
3

Generăm PDF-ul oficial

Transformăm XML-ul în PDF prin serviciul oficial ANAF (FACT1), deci primești același PDF oficial pe care îl vede și inspectorul la un control.
4

Arhivăm în Google Drive-ul tău

Fiecare PDF ajunge în propriul tău Google Drive, organizat pe foldere YYYY.MM — separat pe fiecare firmă, înainte ca fereastra de ~60 de zile din SPV să expire.

eFacturaSPV nu înlocuiește împuternicirea legală de la ANAF — o completează. Contabilul rămâne împuternicit oficial, dar nu mai trebuie să intre zilnic în SPV-ul fiecărei firme: facturile primite ajung singure la el, ca PDF oficial, în Drive.

Începe gratuit Pentru contabili

0 RON la start · fără card · prima firmă gratuită permanent

Pe scurt

Împuternicire clasică față de fluxul automat

Doar împuternicire clasică

Pregătești procura sau formularul pentru fiecare firmă
Depui actul la ANAF și aștepți procesarea
Contabilul intră zilnic în SPV-ul fiecărei firme
Descarcă, transformă și sortează manual fiecare ZIP
Repeți verificarea pentru fiecare CUI și fiecare lună

Împuternicire + eFacturaSPV

Împuternicirea legală rămâne la ANAF, o faci o singură dată
Conectezi fiecare firmă o dată, fără login zilnic în SPV
Facturile primite, preluate automat
PDF oficial ANAF generat automat din fiecare XML
O singură interfață → toate firmele de pe certificat

Citește și

Pași legați pe care îi parcurgi des

e-Factura pentru contabili

Un certificat, toate firmele — facturile primite, într-un singur loc.

Importă mai multe firme din SPV

Cum aduci toate CUI-urile de pe certificat și le urmărești împreună.

Descarcă facturile din SPV

Cum preluăm fiecare factură primită, apoi generăm PDF-ul oficial.

Înrolare în SPV (e-Factura)

Pașii de bază pentru a-ți activa accesul la Spațiul Privat Virtual.

Întrebări frecvente

Ce act îmi trebuie ca să împuternicesc contabilul în SPV?

Ai nevoie de un act de împuternicire: o procură (de obicei notarială) sau formularul de împuternicire ANAF, plus certificatul digital calificat al persoanei împuternicite. Denumirea și numărul exact al formularului, precum și pașii de depunere, se pot schimba — verifică varianta curentă pe ANAF înainte să începi.

Contabilul vede toate mesajele din SPV sau doar facturile e-Factura?

Toate. Împuternicirea pentru SPV trebuie să fie generală, pentru toate operațiunile din SPV — mesaje, notificări, obligații fiscale, declarații — și trebuie să conțină acordul ca împuternicitul să vadă și istoricul acțiunilor anterioare. Nu poți restrânge împuternicirea doar la e-Factura: scrisă așa, ANAF o respinge. Dacă vrei ca cineva să vadă strict facturile și nimic altceva, împuternicirea în SPV nu este calea — vezi cum dai acces contabilului doar la facturi, printr-un folder partajat. Pentru partea de facturi primite, vezi și cum descarci facturile din SPV.

Cum revoc împuternicirea?

Revoci printr-un act de revocare depus la ANAF, prin care certificatul împuternicitului pierde accesul la CUI-ul firmei. Dacă ai folosit o procură notarială, revocarea ei poate avea pași suplimentari. Procedura și formularul exact se verifică pe ANAF — nu te baza pe simpla schimbare a contabilului, accesul rămâne activ până când îl revoci formal.

Trebuie să-i dau contabilului tokenul sau certificatul meu?

Nu. Exact asta evită împuternicirea: contabilul folosește propriul certificat digital calificat, înregistrat ca împuternicit pe CUI-ul firmei. Tokenul și certificatul tău rămân la tine. Iar dacă vrei ca facturile primite să ajungă oricum la contabil fără ca el să intre zilnic în SPV, le poți lăsa pe eFacturaSPV să le preia automat.

Pot împuternici o persoană pentru mai multe firme?

Da. Un contabil poate fi împuternicit pe mai multe CUI-uri, fiecare cu propriul act de împuternicire la ANAF. Pentru gestionarea în bloc, vezi pagina pentru contabili — un singur loc din care urmărești facturile primite ale tuturor firmelor de pe certificat.

Împuternicirea o faci la ANAF — restul îl lasă pe eFacturaSPV

Conectezi fiecare firmă o singură dată. Apoi facturile primite sunt preluate, transformate în PDF oficial ANAF și arhivate în Google Drive-ul tău — fără login zilnic în SPV.