Ghid pas cu pas

Cum dai acces contabilului la facturile tale din SPV

Q: Pot limita ce vede contabilul?

Sincer: nu ce vede . Cine este invitat într-o firmă vede toate facturile firmei aceleia — nu există un rol „doar citire”. Ce alegi tu este în ce firmă îl inviți : accesul se dă pe firmă, iar firmele în care nu l-ai invitat îi rămân invizibile. La invitație alegi între Membru , Administrator și (dacă ești proprietar) Proprietar . Un Membru poate vedea și descărca facturile, le poate schimba starea și poate șterge clienți și produse; nu poate emite facturi, nu poate invita sau scoate pe altcineva și nu poate umbla la conexiunea cu ANAF. Un Administrator poate, în plus, să emită și să administreze firma. Și îl poți scoate oricând din firmă, din ecranul de setări. Dacă vrei ca el chiar să nu poată atinge nimic, varianta este cea de mai sus: îi dai un folder Google Drive doar cu drept de vizualizare.

Contabilul are nevoie de facturile tale primite, nu de certificatul tău. Mai jos sunt ambele căi: manual, printr-un folder partajat pe care îl actualizezi tu, sau automat, invitându-l în echipă cu un rol — fără să-i dai vreodată tokenul.

Mulți antreprenori cred că singura cale de a-i da contabilului facturile din SPV este să-i predea tokenul USB cu certificatul. Nu este așa — și nu este nici sigur. Certificatul tău calificat este o cheie care semnează în numele firmei tale; el ar trebui să rămână mereu la tine.

Ce are de fapt nevoie contabilul sunt facturile primite și PDF-urile lor lizibile — iar pe acestea le poți partaja fără să atingi certificatul. Principiul e simplu: partajezi accesul, nu certificatul. Mai jos vezi cum faci asta manual și cum o face eFacturaSPV automat, printr-o invitație în echipă și roluri.

Varianta manuală

Partajare manuală, printr-un folder

Funcționează cu orice cont și fără niciun program: descarci tu facturile și i le pui contabilului într-un folder partajat. E gratuită, dar o reiei la fiecare set nou de facturi.

Pasul 1

Descarci tu facturile primite din SPV

Te autentifici în SPV cu certificatul tău de pe token și, pe rândul fiecărei facturi primite, apeși „Descarca XML” pentru arhiva cu documentul legal și „Descarca PDF” pentru factura lizibilă. Două apăsări pe factură, una câte una. Tokenul și certificatul rămân la tine — contabilul nu le atinge. Reține că o factură primită rămâne disponibilă în SPV aproximativ 60 de zile, deci nu amâna descărcarea.

Pasul 2

Trimiți contabilului XML-ul, nu doar PDF-ul

Fișierul de care are nevoie contabilul este XML-ul facturii, împreună cu sigiliul din aceeași arhivă: el este originalul cu valoare legală, de păstrat 5 ani. PDF-ul luat de pe „Descarca PDF” merge alături, pentru citit — nu în locul XML-ului.

Pasul 3

Pui fișierele într-un folder partajat

Creezi un folder (de exemplu în Google Drive), organizezi facturile pe luni și îi dai contabilului drept de vizualizare pe acel folder. Așa partajezi accesul la facturi — nu certificatul. Contabilul deschide folderul cu contul lui, fără nicio legătură cu tokenul tău.

Pasul 4

Repeți la fiecare set nou de facturi

La fiecare lună — sau mai des, pentru că termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare, iar fereastra de descărcare din SPV este de circa 60 de zile — reiei descărcarea, transformarea și actualizezi folderul partajat. Repetitiv, dar tokenul nu pleacă niciodată de lângă tine.

Ce partajezi și ce nu partajezi niciodată

Facturile primite (XML) și PDF-urile lor oficiale → într-un folder partajat, pe luni.
Tokenul USB și certificatul calificat — rămân la tine, nu se predau și nu se copiază.
Datele de autentificare în SPV — nimeni nu se loghează în SPV în locul tău cu certificatul tău.

Pentru o factură primită, PDF-ul este butonul „Descarca PDF” de pe rândul ei în SPV. Ai un XML venit din altă parte? Folosește convertorul XML → PDF sau, dacă vrei doar să-l citești, vizualizatorul XML — gratuit, fără cont, fără să stocăm fișierul.

Varianta automată

Invitație în echipă, cu eFacturaSPV

Conectezi ANAF o singură dată, inviți contabilul pe email și îi dai un rol. El vede facturile primite și PDF-urile oficiale din arhiva ta — fără să atingă vreodată tokenul tău.

1

Autorizezi o singură dată

Conectezi ANAF cu certificatul de pe token o singură dată. După aceea conexiunea se reînnoiește automat — fără să mai atingi tokenul USB și fără să-l predai cuiva.
2

Preluăm și transformăm facturile

Verificăm periodic mesajele, descărcăm fiecare factură primită din SPV și generăm PDF-ul oficial prin serviciul ANAF — cel pe care îl vede și inspectorul.
3

Inviți contabilul în echipă

Adaugi contabilul pe email, în firma la care vrei să aibă acces, și alegi rolul: Membru sau Administrator. El intră cu propriul cont, nu cu certificatul tău, și îl poți scoate oricând.
4

Contabilul lucrează din arhiva ta

Vede facturile primite, PDF-urile oficiale și arhiva din Google Drive-ul tău, organizată pe foldere YYYY.MM. Tu controlezi accesul și îl poți retrage oricând.

Începe gratuit Pentru contabili

0 RON la start · fără card · prima firmă gratuită permanent

Pe scurt

Manual față de automat

Manual, prin folder partajat

Apeși „Descarca XML” și „Descarca PDF” pe rândul fiecărei facturi
Trimiți contabilului XML-ul cu sigiliul, nu doar PDF-ul
Organizezi și partajezi folderul pe luni
Actualizezi folderul la fiecare set nou
Tokenul rămâne la tine, dar munca o reiei mereu

Automat cu eFacturaSPV

Facturile primite, preluate automat
PDF oficial ANAF generat automat din fiecare XML
Inviți contabilul pe email, cu un rol potrivit
Arhivă comună în Google Drive-ul tău, pe luni
Tokenul nu se predă, accesul se retrage oricând

Citește și

Pași legați pe care îi parcurgi des

e-Factura pentru contabili

Cum lucrează contabilii cu facturile primite din SPV, fără tokenul clientului.

Securitate

Cum protejăm conexiunea ANAF și de ce certificatul rămâne mereu la tine.

Descărcare automată din SPV

Cum preluăm automat fiecare factură primită și generăm PDF-ul oficial.

Cum transformi un XML în PDF

Când ai un XML de e-Factură din altă parte și îți trebuie PDF-ul oficial ANAF.

Întrebări frecvente

Trebuie să-i dau contabilului certificatul sau tokenul USB?

Nu. Ideea acestui ghid este exact opusul: partajezi accesul la facturile primite, nu certificatul. Tokenul și certificatul calificat rămân la tine. Contabilul vede facturile fie printr-un folder partajat (varianta manuală), fie printr-o invitație în echipă cu un rol potrivit (varianta automată cu eFacturaSPV) — în niciun caz prin tokenul tău.

Există și o cale oficială de a-l împuternici pe contabil în SPV?

Da. ANAF permite delegarea accesului la SPV către un împuternicit, printr-un formular ANAF și o procură; în acel caz contabilul folosește propriul certificat calificat, nu pe al tău. Este o procedură mai greoaie și separată de produsul nostru — verifică pașii și formularul exact pe ANAF. Pentru simpla partajare a facturilor primite, folderul partajat sau invitația în echipă sunt suficiente.

Pot limita ce vede contabilul?

Sincer: nu ce vede. Cine este invitat într-o firmă vede toate facturile firmei aceleia — nu există un rol „doar citire”. Ce alegi tu este în ce firmă îl inviți: accesul se dă pe firmă, iar firmele în care nu l-ai invitat îi rămân invizibile. La invitație alegi între Membru, Administrator și (dacă ești proprietar) Proprietar. Un Membru poate vedea și descărca facturile, le poate schimba starea și poate șterge clienți și produse; nu poate emite facturi, nu poate invita sau scoate pe altcineva și nu poate umbla la conexiunea cu ANAF. Un Administrator poate, în plus, să emită și să administreze firma. Și îl poți scoate oricând din firmă, din ecranul de setări. Dacă vrei ca el chiar să nu poată atinge nimic, varianta este cea de mai sus: îi dai un folder Google Drive doar cu drept de vizualizare.

Ce se întâmplă dacă schimb contabilul?

Retragi accesul vechiului contabil (scoți invitația din echipă sau oprești partajarea folderului) și inviți noul contabil. Pentru că nimeni nu a avut certificatul tău, nu trebuie să reemiți sau să reconfigurezi nimic la ANAF — conexiunea ta cu SPV rămâne neatinsă.

Vede contabilul facturile pentru toate firmele?

Tu decizi. Dacă ții mai multe firme pe același certificat, poți alege la ce firme are acces contabilul prin rolul pe care i-l dai. Automat, eFacturaSPV preia facturile primite pentru toate firmele de pe certificat, dar accesul contabilului rămâne limitat la ce ai stabilit tu.

Partajezi accesul, nu certificatul

Conectezi ANAF o singură dată, inviți contabilul în echipă și el vede facturile primite, PDF-urile oficiale și arhiva din Google Drive-ul tău — sau lasă eFacturaSPV să facă totul automat.