Ghid pas cu pas

Cum descarci facturile din SPV

Facturile primite de firma ta stau în Spațiul Privat Virtual, pe un ecran la care ajungi cu un certificat digital. Mai jos: ce îți trebuie ca să intri, cine are voie să intre în locul tău, ce fac cele trei butoane de pe rândul fiecărei facturi și ce se întâmplă după 60 de zile.

Pe rândul fiecărei facturi primite ai un buton „Descarca PDF”: o apăsare, și ai factura lizibilă. Documentul pe care ești obligat să-l păstrezi este însă fișierul XML de pe butonul de deasupra, „Descarca XML”, împreună cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor din aceeași arhivă.

Ce nu îți dă ecranul este arhiva ta. Apeși butoanele una câte una, fișierele se strâng în folderul de descărcări și rămân acolo, nimic nu te anunță că a venit o factură nouă, iar la aproximativ 60 de zile factura iese din listă. Obligația de a păstra fișierele 5 ani este a ta — de aceea contează o arhivă proprie.

Actualizat la 23 august 2026

Înainte de orice descărcare

Cum ajungi la facturile firmei tale

Aici se opresc cei mai mulți oameni. Întâi afli dacă îți trebuie ceva de cumpărat și dacă tu ești cel care trebuie să o facă — abia apoi cumperi.

Un certificat digital calificat

De la un furnizor acreditat, pe stick USB sau în cloud — ambele sunt acceptate. Nu este același lucru cu semnătura simplă dintr-un PDF. O firmă, un PFA, o II sau o profesie liberală nu pot intra cu utilizator și parolă; varianta aceea este pentru o persoană fizică, pe numele ei.

Înrolarea firmei, o singură dată

Se face o dată pentru fiecare firmă și îi spune ANAF-ului în ce calitate intri: reprezentant legal (administratorul), reprezentant desemnat (o persoană împuternicită prin document) sau împuternicit — de regulă contabilul sau firma de contabilitate.

Nu trebuie neapărat să fii tu

Un contabil sau o firmă de contabilitate poate fi împuternicită pentru codul fiscal al firmei tale și poate lua singură facturile primite. Împuternicirea trebuie să fie generală, pentru toate operațiunile din SPV — cea scrisă doar pentru e-Factura este cel mai des refuzată.

Dacă lucrezi cu un contabil, întreabă-l întâi pe el. Este întrebarea pe care ne-o pun cei mai mulți oameni și pe care nu o găsesc scrisă nicăieri: munca asta poate fi a lui, nu a ta. Ce îi trimiți contabilului este fișierul XML, nu PDF-ul — PDF-ul este pentru citit. Vezi cum îi dai acces contabilului și cum obții certificatul digital.

Pe ecran

Ce apeși, ce primești

Patru pași. Trei se fac pe ecranul ANAF; al patrulea este singurul pe care nu îl face nimeni în locul tău.

1

Intri în SPV cu certificatul

Pe portalul ANAF apeși „Autentificare RO e-Factura/RO e-Transport” și intri cu certificatul digital calificat. Certificatul îți trebuie la fiecare intrare, iar când expiră reînnoirea lui este o procedură separată în SPV.
2

Ceri lista facturilor primite

Deschizi „Factura electronică”, apoi „Răspunsuri factură”. Pe același ecran alegi firma din lista „CIF:” și perioada din „Număr de zile pentru care să se afişeze răspunsurile:” — se oprește la 60 — și apeși „Obţine Răspunsuri”. Apare tabelul cu răspunsurile.
3

Pe rândul facturii apeși două butoane

Fiecare factură primită are pe rândul ei trei butoane. „Descarca PDF” îți dă factura lizibilă, dintr-o singură apăsare — nu dezarhivezi nimic, nu intri pe alt site, nu încarci nimic nicăieri. „Descarca XML” îți dă arhiva cu documentul legal: fișierul XML al facturii și sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Al treilea, „Trimite mesaj”, îi scrie emitentului despre factura aceea.
4

Le muți tu unde ține firma arhiva

Fișierele ajung în folderul de descărcări și rămân acolo. Acesta este pasul pe care nu îl face nimeni în locul tău și singurul care mai contează peste patru ani: XML-ul, sigiliul și PDF-ul, puse acolo unde ține firma arhiva, pentru cei 5 ani de păstrare.

Ce primești și ce nu primești

Ce îți dă ecranul ANAF, și ce rămâne în sarcina ta.

„Descarca PDF” — factura lizibilă, dintr-o apăsare, pe rândul ei.
„Descarca XML” — arhiva cu documentul legal: XML-ul facturii și sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.
„Trimite mesaj” — îi scrii emitentului despre factura aceea, direct de pe rândul ei.
Fereastra de aproximativ 60 de zile — după ea factura nu mai este în listă și se cere înapoi printr-o cerere.
Nimic nu te anunță că a venit o factură sau că lipsește ceva. Te duci și te uiți, sau o pierzi.

Rândurile de tip eroare au doar „Descarca XML” — o eroare de validare nu are ce să arate ca factură. Sursa: ghidul oficial ANAF „Ghid privind utilizarea sistemului național de facturare electronică RO e-Factura”, ediția 2024, care descrie cele trei butoane în cuvinte și arată ecranul cu poză.

De știut dinainte

Ce rămâne în sarcina ta

Nimic din lista de mai jos nu este o problemă cu ANAF. Este pur și simplu ce nu face ecranul, iar dacă nu o faci tu, nu se face.

Două apăsări pe fiecare factură

XML-ul și PDF-ul sunt butoane separate. Douăzeci de facturi înseamnă patruzeci de apăsări, în fiecare lună. Nu există un buton care le ia pe toate.

Coduri fiscale, nu nume de firme

În coloana „Detalii” vezi codul fiscal al emitentului și pe cel al beneficiarului. Poți filtra după codul fiscal al furnizorului, dacă îl știi — dar nu poți căuta după cum se numește firma.

Fișierele rămân în descărcări

Nu ajung singure în niciun folder, nu sunt denumite și nimic nu marchează ce ai luat deja. Evidența o ții tu.

Câte o rundă pentru fiecare firmă

O singură intrare acoperă toate firmele pentru care ai drept — le alegi din lista „CIF:”, fără să te autentifici din nou. Dar fiecare firmă rămâne cu runda ei: altă listă, alte apăsări, altă fereastră, alt teanc de fișiere.

Fereastra

Ce se întâmplă după aproximativ 60 de zile

Factura iese din listă. Nu se pierde — dar recuperarea îți cere date pe care de obicei nu le ai, exact pentru că nu ai descărcat-o.

„Fișierele corespunzătoare facturii electronice în format XML și mesajele de eroare sunt disponibile în sistem pentru descărcare 60 zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic și eliberate la cerere.” — ghidul oficial ANAF „Ghid privind utilizarea sistemului național de facturare electronică RO e-Factura”, ediția 2024

Sunt două drumuri înapoi. Primul: ceri ANAF-ului repostarea mesajului. O poate cere atât furnizorul, cât și destinatarul, iar cererea conține indexul de încărcare dacă îl știi, data documentului așa cum ți-a comunicat-o vânzătorul, numărul facturii și numele plus codurile fiscale ale ambelor firme. Al doilea: ceri factura direct furnizorului, care are aceeași obligație de păstrare ca tine.

De aceea contează totuși o verificare pe lună, cât timp fereastra e deschisă: cinci minute atunci îți economisesc exact situația în care trebuie să reconstitui date pe care nu le ai. Cum decurge recuperarea, pas cu pas.

Dacă nu vrei să faci asta lună de lună

Ecranul ANAF funcționează. Problema e că cineva trebuie să apese

Tot ce scrie mai sus se poate face de mână, gratuit, fără noi. Merită spus întâi asta.

Ce nu îți dă ANAF este ceva care să se întâmple singur: o preluare zilnică fără să intri tu, arhiva scrisă în Google Drive-ul tău pe an și lună, și cineva care observă când s-a oprit. Prima firmă este gratuită permanent, fără card.

Începe gratuit Manual față de automat, în detaliu

Citește și

Pașii legați de acesta

Certificatul digital pentru SPV

Ce este, de unde îl iei și în ce forme poate fi.

Cum îi dai acces contabilului

Împuternicirea pentru codul fiscal al firmei, ca facturile să le ia el.

Arhivare în Google Drive

Pe an și lună, în Drive-ul tău, înainte să expire fereastra de 60 de zile.

Am primit o factură greșită

Ce faci, în ce ordine, și ce îi scrii emitentului.

Întrebări frecvente

De ce primesc doar XML, nu și PDF?

Primești și PDF. Confuzia vine de la arhiva ZIP: în arhiva de pe butonul „Descarca XML” sunt doar cele două fișiere — XML-ul facturii și sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor — și acolo într-adevăr nu este niciun PDF. PDF-ul are butonul lui, pe același rând. Pe rândul fiecărei facturi primite sunt trei butoane: „Descarca XML”, „Descarca PDF” și „Trimite mesaj”. O apăsare pe „Descarca PDF” și ai factura lizibilă — nu ai nimic de dezarhivat, de încărcat sau de convertit. Documentul pe care ești obligat să-l păstrezi este însă fișierul XML de pe butonul de deasupra, împreună cu sigiliul electronic din aceeași arhivă. ANAF a publicat ecranul acesta, cu poză, în ghidul său oficial din februarie 2024.

Ce conține fișierul ZIP descărcat?

Două fișiere XML: factura originală (sau fișierul de erori, dacă e cazul) și sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Sigiliul este dovada de integritate a facturii; îl păstrezi pentru audit. În arhiva aceasta nu vine niciun PDF — PDF-ul este pe butonul de dedesubt, „Descarca PDF”, la o apăsare.

Pot descărca facturi mai vechi de 60 de zile?

Nu direct din listă, dar factura nu este pierdută. Regula, în cuvintele ANAF: „Fișierele corespunzătoare facturii electronice în format XML și mesajele de eroare sunt disponibile în sistem pentru descărcare 60 zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic și eliberate la cerere.” Ai două drumuri înapoi: ceri ANAF-ului repostarea mesajului — cererea o poate face atât furnizorul, cât și destinatarul, și conține indexul de încărcare dacă îl știi, data documentului așa cum ți-a comunicat-o vânzătorul, numărul facturii și numele plus codurile fiscale ale ambelor firme — sau ceri factura direct furnizorului, care are aceeași obligație de păstrare ca tine. Cum decurge recuperarea.

Pot căuta factura după numele furnizorului?

Nu după nume. Lista arată coduri fiscale, nu denumiri de firme: în coloana „Detalii” vezi codul fiscal al emitentului și pe cel al beneficiarului. Poți filtra după codul fiscal al furnizorului, dacă îl știi — dar nu poți căuta după cum se numește firma.

Trebuie tokenul USB de fiecare dată?

Îți trebuie certificatul la fiecare intrare în SPV, dar nu neapărat pe stick USB — un certificat în cloud este la fel de bun. Certificatul expiră, iar reînnoirea lui este o procedură separată în SPV. Cu eFacturaSPV atingi certificatul la conectare și apoi la reînnoirea autorizării — nu la fiecare factură și nu la fiecare firmă.

Pot descărca facturile pentru mai multe firme deodată?

Nu deodată, dar nici nu te autentifici din nou. O singură intrare acoperă toate firmele pentru care certificatul tău are drept: alegi firma următoare din lista „CIF:”, apeși „Obţine Răspunsuri” din nou și tabelul se reîncarcă. Ce se repetă pentru fiecare firmă este restul: altă listă, alte două apăsări pe fiecare factură, altă fereastră de urmărit și alt teanc de fișiere de pus la locul lor.

Ce înseamnă facturile primite față de cele trimise?

În tabelul de răspunsuri, fiecare rând are un tip: factură primită (de la furnizorii tăi), factură trimisă (emisă de tine) sau erori. Rândurile de tip eroare au doar „Descarca XML” — o eroare de validare nu are ce să arate ca factură. Preluarea automată pe care o facem noi urmărește facturile primite.

Pot descărca toate facturile dintr-o lună dintr-un singur clic?

Nu. Apeși butoanele una câte una, pe rândul fiecărei facturi: două apăsări pe factură, patruzeci de apăsări pentru douăzeci de facturi. Nu există un buton care le ia pe toate, și nimic nu marchează rândurile pe care le-ai luat deja.

Am primit o factură greșită. Ce fac?

Îi scrii emitentului direct de pe rândul facturii, cu „Trimite mesaj” — nu trebuie să-i cauți adresa de email și nu trebuie să explici despre ce factură e vorba, pentru că mesajul pleacă legat de factura aceea. Ce faci mai departe cu o factură greșită.

Apasă o dată, nu de patruzeci de ori pe lună

Conectezi ANAF o singură dată. Facturile primite vin singure, iar arhiva se scrie în Google Drive-ul tău.

Începe gratuit Despre descărcarea automată

0 RON la start · fără card · prima firmă gratuită permanent