VIES — Sistemul de schimb de informații privind TVA

VIES (VAT Information Exchange System) este sistemul electronic al Uniunii Europene prin care administrațiile fiscale schimbă informații despre TVA. Pentru tine, ca firmă sau PFA, este instrumentul cu care verifici dacă codul de TVA al unui partener din alt stat membru UE este valid — pasul obligatoriu înainte de o factură intracomunitară scutită de TVA.

Pe scurt, VIES este „cartea de telefoane” comună a TVA-ului european: fiecare stat membru își publică acolo codurile de TVA active pentru comerțul intra-UE, iar oricine poate verifica, în timp real, dacă un cod este valid. În România, ca să apari în VIES nu este suficient să fii plătitor de TVA — trebuie să fii înscris și în Registrul Operatorilor Intracomunitari (ROI). VIES nu calculează și nu colectează nimic: doar confirmă valabilitatea unui cod la un moment dat.

Cum verifici un cod de TVA în VIES

Verificarea se face pe pagina oficială a Comisiei Europene (ec.europa.eu/taxation_customs/vies), gratuit și fără autentificare:

• alegi statul membru al partenerului;
• introduci codul de TVA fără prefixul de țară;
• opțional, poți adăuga propriul cod de TVA pentru a obține un număr de consultare care atestă verificarea.

Răspunsul este „valid” sau „invalid”, iar pentru unele state apar și denumirea și adresa firmei. Pentru că valabilitatea unui cod se poate schimba, ANAF recomandă să verifici codul partenerului la data fiecărei operațiuni și să păstrezi dovada (numărul de consultare) la dosarul tranzacției — verifică întotdeauna și pe ANAF condițiile aplicabile cazului tău.

VIES și facturile intracomunitare

VIES este condiția practică din spatele scutirii de TVA. O livrare intracomunitară de bunuri poate fi facturată fără TVA doar dacă, printre alte condiții, cumpărătorul are un cod de TVA valid în VIES la momentul livrării. Simetric, la o achiziție intracomunitară se aplică taxarea inversă, iar mecanismul funcționează corect doar dacă ambele coduri — al tău și al furnizorului — sunt valide în VIES. Dacă verificarea iese „invalid”, scutirea nu se susține și poți fi obligat să colectezi TVA.

VIES și Declarația recapitulativă 390

Legătura cu raportarea ANAF se face prin Declarația recapitulativă 390. În D390 raportezi lunar livrările, achizițiile și prestările intracomunitare, fiecare cu codul de TVA al partenerului. Aceste date intră, prin schimbul european, chiar în VIES — motiv pentru care D390 mai este numită informal „declarația VIES”. Dacă treci în 390 un cod care nu este valid în VIES, apare o neconcordanță pe care ANAF o poate semnala. Detaliile de completare sunt în ghidul Declarației 390.

VIES, e-Factura și arhiva ta de facturi primite

VIES nu se confundă cu e-Factura: VIES validează codul de TVA al partenerului, iar e-Factura transmite și validează factura în sine, factură cu factură, prin SPV. În practică, însă, ele se întâlnesc pe aceeași factură primită: o achiziție de la un furnizor român ajunge ca XML în SPV-ul tău, în timp ce o achiziție intracomunitară presupune verificarea codului în VIES și raportarea în 390. Indiferent de sursă, fiecare factură primită trebuie păstrată — și aici apare aceeași capcană: ANAF ține factura descărcabilă din SPV doar aproximativ 60 de zile, deși obligația ta de arhivare este de 5 ani.

Aici ajută preluarea automată din SPV: fiecare factură primită este descărcată, transformată în PDF oficial prin transformare/FACT1 și arhivată în Google Drive-ul tău, organizată pe luni, înainte să iasă din fereastra de 60 de zile — astfel încât documentele din spatele raportărilor tale de TVA să fie mereu la îndemână.

← Înapoi la dicționarul e-Factura