Ghid pas cu pas

Cum arhivezi e-Factura și sigiliul electronic

Arhiva ZIP din SPV conține două XML-uri: factura și sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Mai jos: de ce le păstrezi pe amândouă, plus PDF-ul oficial — manual, fișier cu fișier, sau automat, în propriul tău Google Drive.

Când descarci o factură primită din SPV, nu primești un PDF, ci o arhivă ZIP cu două fișiere XML: factura propriu-zisă și sigiliul electronic — semnătura electronică pe care Ministerul Finanțelor o aplică peste factură când aceasta trece prin sistemul e-Factura.

Mulți păstrează doar factura și șterg „celălalt fișier”. Este o greșeală: sigiliul este dovada că documentul tău este exact cel care a trecut prin ANAF, nemodificat. La un control îl poți avea nevoie ca probă de autenticitate — iar, spre deosebire de PDF, sigiliul nu se poate reconstrui dacă l-ai pierdut. O arhivă corectă păstrează toate trei: XML-ul facturii, XML-ul sigiliului și PDF-ul oficial, cel puțin 5 ani.

Vezi și pagina dedicată despre arhivarea facturilor din e-Factura — de ce SPV nu este o arhivă și cum îți construiești una, automat, în Drive-ul tău.

Varianta manuală

Descarci, separi și păstrezi fiecare fișier

Funcționează pentru orice arhivă descărcată din SPV, dar cere atenție: nu arunci sigiliul și nu ratezi nicio factură în fereastra de circa 60 de zile.

Pasul 1

Descarci arhiva ZIP din SPV

Fiecare factură primită vine din SPV ca arhivă ZIP, nu ca PDF. În interior sunt două fișiere XML: factura propriu-zisă (structura UBL / CIUS-RO) și sigiliul electronic — semnătura electronică a Ministerului Finanțelor aplicată peste factură. Descarci arhiva cât este disponibilă, în fereastra de circa 60 de zile.

Pasul 2

Nu arunca XML-ul de sigiliu

Tentația e să păstrezi doar factura și să ștergi „celălalt fișier”. Greșit: XML-ul de sigiliu este dovada că factura ta este exact cea care a trecut prin ANAF, nemodificată. Fără el, ai factura, dar nu și proba de autenticitate pe care o poți arăta la un control sau într-un litigiu.

Pasul 3

Generezi PDF-ul oficial din XML-ul facturii

Forma lizibilă — cea pe care o tipărești sau o pui în dosar — se obține transformând XML-ul facturii prin serviciul oficial ANAF (FACT1), exact ce face convertorul nostru gratuit. Sigiliul nu se transformă în PDF; el rămâne XML, ca dovadă de integritate.

Pasul 4

Arhivezi împreună XML + sigiliu + PDF, 5 ani

Pui toate trei laolaltă — XML-ul facturii, XML-ul sigiliului și PDF-ul oficial — într-o structură clară, pe ani și luni, cu cel puțin o copie de siguranță. Termenul legal de păstrare este de 5 ani, mult peste cele circa 60 de zile cât rămâne factura în SPV.

Ce conține o arhivă completă

XML-ul facturii (UBL / CIUS-RO) — originalul cu valoare legală, din care se generează PDF-ul.
XML-ul de sigiliu — semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, dovada de autenticitate și integritate.
PDF-ul oficial, generat din XML prin serviciul ANAF — forma lizibilă pentru dosar și pentru control.

Vrei să obții pe loc PDF-ul oficial dintr-un XML descărcat? Folosește convertorul XML → PDF sau, dacă vrei doar să citești factura, vizualizatorul XML — gratuit, fără cont, fără să stocăm fișierul.

Varianta automată

Factură, sigiliu și PDF, păstrate automat

Conectezi ANAF o singură dată. După aceea preluăm arhiva întreagă a fiecărei facturi primite — cu sigiliul inclus — generăm PDF-ul oficial și arhivăm totul în Drive-ul tău, fără să alegi tu ce ții și ce arunci.

1

Preluăm arhiva completă, la timp

Verificăm periodic mesajele din SPV și descărcăm fiecare factură primită cât este disponibilă, cu ambele XML-uri — factura și sigiliul Ministerului Finanțelor — înainte să expire fereastra de circa 60 de zile.
2

Păstrăm sigiliul, nu doar factura

Sigiliul electronic se salvează ca atare, alături de factură. Nu ești pus să decizi ce fișier ții și ce ștergi: dovada de autenticitate rămâne în arhivă, gata pentru un eventual control.
3

Generăm PDF-ul oficial

Transformăm XML-ul facturii în PDF prin serviciul oficial ANAF (FACT1) — același PDF oficial pe care îl vede inspectorul, forma lizibilă pe care o ții în dosar.
4

Arhivăm în Google Drive-ul tău

XML-ul facturii, XML-ul sigiliului și PDF-ul ajung în propriul tău Google Drive, pe foldere YYYY.MM — accesibile în cei 5 ani de păstrare.

Începe gratuit Despre arhivarea în Drive

0 RON la start · fără card · prima firmă gratuită permanent

Pe scurt

Manual față de automat

Manual, fișier cu fișier

Dezarhivezi fiecare ZIP descărcat din SPV
Ții minte să nu arunci XML-ul de sigiliu
Generezi separat PDF-ul oficial din factură
Organizezi și faci backup de mână, pe 5 ani
Risc de sigiliu pierdut sau factură ratată

Automat cu eFacturaSPV

Arhiva întreagă preluată automat
Sigiliul păstrat automat, nu îl mai ștergi din greșeală
PDF oficial ANAF generat din fiecare factură
XML, sigiliu și PDF în Drive-ul tău, pe luni
Arhivat înainte să expire fereastra de 60 de zile

Citește și

Pași legați pe care îi parcurgi des

Arhivare în Google Drive

Pagina-pilon: YYYY.MM, pe propriul tău Drive.

Arhivare 5 ani, conform legii

Cum acoperi cei 5 ani de păstrare peste fereastra SPV de 60 de zile.

Convertor XML → PDF

Transformă acum un XML descărcat în PDF oficial ANAF, gratuit.

Securitate

Unde stau datele și cine are acces la ele.

Întrebări frecvente

Ce este, mai exact, sigiliul electronic dintr-o e-Factură?

Este semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, aplicată peste XML-ul facturii când trece prin sistemul e-Factura. Vine ca un al doilea fișier XML în arhiva ZIP și atestă că factura este autentică și nu a fost modificată după ce a fost transmisă prin ANAF. Practic, sigiliul este dovada de integritate a documentului.

De ce să păstrez sigiliul dacă am deja factura și PDF-ul?

Pentru că factura și PDF-ul spun ce conține documentul, dar numai sigiliul dovedește că acel conținut este cel care a trecut prin ANAF, neatins. La un control, într-un litigiu sau la o verificare de TVA, sigiliul este proba de autenticitate. PDF-ul îl poți regenera oricând din XML, dar sigiliul nu se poate reconstrui — dacă l-ai șters, l-ai pierdut.

Care fișier din ZIP îl transform în PDF — sunt două XML-uri?

Doar XML-ul facturii (UBL / CIUS-RO) se transformă în PDF, prin serviciul oficial ANAF. XML-ul de sigiliu nu produce o factură lizibilă; el se păstrează ca atare, ca dovadă de integritate. Dacă transmiterea a fost respinsă, în arhivă găsești un fișier de erori în loc de factură — acela nici nu se transformă, nici nu este sigiliu.

Cât timp trebuie să țin toate aceste fișiere?

Reperul practic pentru facturile primite este de 5 ani, termenul general de păstrare a documentelor justificative — verifică pe ANAF pentru cazul tău. Important: SPV ține factura descărcabilă doar circa 60 de zile, deci cei 5 ani îi acoperi tu, printr-o arhivă proprie cu XML, sigiliu și PDF.

Cum păstrează eFacturaSPV sigiliul, automat?

Când preluăm o factură primită, descărcăm arhiva întreagă — XML-ul facturii și XML-ul de sigiliu al Ministerului Finanțelor — și generăm PDF-ul oficial. Toate ajung în propriul tău Google Drive, pe foldere YYYY.MM, fără să trebuiască să alegi tu ce păstrezi și ce arunci.

Lasă eFacturaSPV să păstreze și sigiliul, nu doar factura

Conectezi ANAF o singură dată. Preluăm factura primită cu sigiliul ei, generăm PDF-ul oficial și arhivăm totul în propriul tău Google Drive.