Ghid e-Factura

Ghid: preluarea și arhivarea facturilor e-Factura din SPV

Q: Cât timp rămâne o factură descărcabilă din SPV?

Aproximativ 60 de zile de la publicarea mesajului. După fereastră, mesajul este arhivat de ANAF; îl mai poți obține printr-o cerere manuală de repostare din portalul SPV sau cerând factura direct furnizorului. Obligația de păstrare rămâne 5 ani , deci diferența o acoperă doar o arhivă proprie.

Q: De ce contează acum, în 2026?

De la 1 iulie 2026 , obligația RO e-Factura B2B se extinde și către contribuabilii mici și PFA care nu erau încă în sistem. În același timp, SPV păstrează XML-ul descărcabil doar circa 60 de zile . Cine nu își construiește o arhivă proprie riscă să rămână fără documente la un control. Vezi și ce se schimbă în 2026 .

SPV nu este o arhivă. Mesajul cu factura primită rămâne descărcabil aproximativ 60 de zile, iar legea îți cere să păstrezi factura 5 ani. Mai jos ai ghidul întreg: cum preiei facturile primite din SPV, cum obții PDF-ul oficial ANAF și cum construiești arhiva care te acoperă la un control.

Scris de Echipa eFacturaSPV

Actualizat la 30 iulie 2026

Răspunsul pe scurt

Factura primită rămâne descărcabilă din SPV aproximativ 60 de zile de la publicarea mesajului. După aceea, mesajul este arhivat de ANAF.
Obligația ta de păstrare este de 5 ani. Diferența dintre cele două o acoperi cu o arhivă proprie.
Documentul legal este XML-ul din arhiva ZIP, nu PDF-ul. PDF-ul lizibil se obține din XML, prin serviciul oficial ANAF.
O arhivă bună înseamnă XML plus PDF, în foldere pe ani și luni, într-un loc cu copie de siguranță, verificate lunar.

Ce găsești mai jos

De ce SPV nu este o arhivă
Fereastra de aproximativ 60 de zile în care factura rămâne descărcabilă, față de obligația de a o păstra 5 ani.
Cum preiei facturile primite, pas cu pas
Autentificarea în SPV cu certificatul digital, arhiva ZIP cu XML-ul original și PDF-ul oficial ANAF.
Cum construiești arhiva de 5 ani
Ce păstrezi pentru fiecare factură, cum organizezi folderele pe ani și luni și cum verifici că nu lipsește nimic.
Checklistul lunar, pe o pagină
Lista scurtă pe care o urmezi în fiecare lună: ce descarci, ce verifici, unde arhivezi.

Fapte verificate, fără jargon. Actualizat pentru termenele din 2026.

Capitolul 1

De ce SPV nu este o arhivă

60 de zile de disponibilitate, față de 5 ani de obligație. Aceasta este toată problema.

SPV este un canal prin care circulă facturile, nu un depozit în care rămân. Mesajul cu factura primită rămâne descărcabil aproximativ 60 de zile de la publicare. După fereastră, ANAF îl arhivează; îl mai poți obține printr-o cerere manuală de repostare din portal sau cerând factura direct furnizorului — nu există o re-descărcare automată și nu există un buton care să îți aducă înapoi anul trecut.

Obligația ta merge în cealaltă direcție: factura trebuie păstrată 5 ani. Între cele două stă o diferență de câțiva ani pe care nu o acoperă nimeni în locul tău.

Al doilea lucru care surprinde pe multă lume: în e-Factura, documentul legal este fișierul XML, nu un PDF. Din SPV cobori o arhivă ZIP care conține XML-ul original și semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. PDF-ul lizibil se obține separat, transformând acel XML prin serviciul oficial ANAF. Dacă ai păstrat doar un PDF tipărit, nu ai păstrat documentul pe care îl cere legea.

Vezi și pagina dedicată despre arhivarea facturilor din e-Factura — cum îți construiești arhiva, automat, în Drive-ul tău.

Cele trei repere de reținut

Fereastra din SPV: aproximativ 60 de zile de la publicarea mesajului.
Obligația de păstrare: 5 ani.
Documentul care contează: XML-ul original, împreună cu semnătura electronică a Ministerului Finanțelor.

Capitolul 2

Cum preiei facturile primite din SPV, pas cu pas

Fluxul manual, complet. Funcționează pentru orice CUI pe care certificatul tău îl reprezintă în SPV.

Pasul 1

Intri în SPV cu certificatul digital

Te autentifici în Spațiul Privat Virtual cu certificatul digital calificat de pe tokenul USB. Certificatul trebuie să fie înrolat pentru CUI-ul pe care îl cauți — ca reprezentant legal, reprezentant desemnat sau împuternicit. Pentru fiecare firmă intri separat.

Pasul 2

Deschizi lista de mesaje și alegi facturile primite

În lista de mesaje separi facturile primite de la furnizori de cele trimise de tine și de mesajele de erori. Lista acoperă doar fereastra deschisă: mai vechi de aproximativ 60 de zile, mesajele nu mai apar.

Pasul 3

Descarci arhiva ZIP a fiecărei facturi

Fiecare mesaj îți dă un fișier ZIP care conține XML-ul original al facturii — documentul legal — și semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. Se descarcă unul câte unul, pentru fiecare mesaj din listă.

Pasul 4

Transformi XML-ul în PDF oficial ANAF

PDF-ul nu vine din SPV. Îl obții transformând XML-ul prin serviciul oficial ANAF, iar rezultatul este același PDF pe care îl generează ANAF din factură — cel pe care îl vede și inspectorul.

Ai o factură mai veche decât fereastra?

Din portalul SPV poți cere o repostare a mesajului. Este o cerere manuală, cu răspuns întârziat, și de aceea contează să nu ajungi acolo. Detalii în ghidul despre recuperarea facturilor mai vechi de 60 de zile.

Ai deja un XML descărcat și vrei doar să îl citești sau să îl transformi? Folosește vizualizatorul XML sau convertorul XML → PDF — gratuit, fără cont, fără să stocăm fișierul.

Acesta este fluxul manual în întregime. eFacturaSPV îl execută singur: conectezi ANAF o dată, iar apoi facturile primite se descarcă, se transformă în PDF oficial și ajung în arhivă. Pașii rămân aceiași; se schimbă doar cine îi face.

Capitolul 3

Cum construiești arhiva de 5 ani

O arhivă care te acoperă la un control are trei calități: este completă, este lizibilă și se poate verifica. Practic, înseamnă cinci lucruri.

Păstrezi XML-ul, nu doar PDF-ul

Documentul legal este XML-ul. PDF-ul este forma lizibilă, generată din el. O arhivă completă le ține pe amândouă, plus semnătura electronică a Ministerului Finanțelor din arhiva ZIP.

Un folder pe an și pe lună

Structura pe ani și luni — 2026.07, 2026.08 — se sortează singură cronologic și se caută ușor la un control. Fiecare factură intră în luna în care ai primit-o.

Nume de fișier care spune ce e înăuntru

Furnizorul, numărul facturii și data în numele fișierului. Găsești o factură anume fără să deschizi douăzeci ca să o cauți.

Un loc care nu depinde de un singur calculator

Google Drive-ul tău sau alt spațiu cu copie de siguranță. Un laptop care se poate strica nu este o arhivă de 5 ani.

O verificare lunară că nu lipsește nimic

Compari numărul facturilor din lista SPV cu numărul fișierelor din folderul lunii. Dacă lipsește ceva, îl vezi cât timp fereastra este încă deschisă și îl mai poți descărca.

La noi, această parte este arhivarea în Google Drive-ul tău, pe foldere pe ani și luni, cu PDF-ul oficial ANAF alături de fișierul original. Pe planul Gratuit arhivezi dintr-un clic; de la Pro, fiecare factură nouă ajunge singură în folderul lunii.

Vezi ce înseamnă o arhivă SPV completă

Capitolul 4

Checklistul lunar, pe o pagină

Lista scurtă pe care o poți lipi în procedura ta lunară. Dacă o parcurgi până la capăt în fiecare lună, nu pierzi nimic din fereastra de 60 de zile.

1 Intru în SPV pentru fiecare CUI pe care îl reprezint.
2 Filtrez facturile primite din luna curentă.
3 Descarc arhiva ZIP a fiecărei facturi noi.
4 Transform fiecare XML în PDF oficial ANAF.
5 Pun XML-ul, semnătura și PDF-ul în folderul lunii (2026.07).
6 Verific dacă numărul fișierelor din folder este egal cu numărul facturilor din listă.
7 Verific ce a mai rămas nedescărcat din luna trecută, cât timp fereastra este deschisă.
8 Înregistrez în contabilitate sau trimit contabilului ce s-a adăugat.
9 Cer repostarea mesajelor pe care le-am ratat, dacă este cazul.

Vrei lista tipărită, nu pe ecran? PDF-ul de mai jos o conține pe o singură pagină.

De ce acum

Ce se schimbă în 2026 și de ce contează acum

Două termene fac din 2026 anul în care arhivarea proprie nu mai este opțională.

De la 1 iulie 2026, obligația RO e-Factura B2B se extinde și către contribuabilii mici și PFA care nu erau încă în sistem. Pentru tot mai multe firme, factura validă legal între persoane impozabile din România devine cea care a trecut prin RO e-Factura — XML-ul structurat, nu un PDF tipărit oarecare.

În paralel, de la 1 ianuarie 2026 se aplică termenul de transmitere de 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii. Iar pe partea de primire, SPV păstrează mesajul descărcabil doar aproximativ 60 de zile. Cine nu descarcă și nu arhivează la timp rămâne, după fereastră, fără documentele pe care legea îi cere să le păstreze 5 ani.

Nimic din toate acestea nu cere panică — cere doar o procedură scurtă, făcută în fiecare lună. Cele câteva ore investite acum în înțelegerea fluxului te scutesc de recuperări imposibile mai târziu.

Bonus

Același ghid, în PDF de tipărit

Răspunsul complet l-ai citit mai sus. PDF-ul adaugă doar formatul: aceleași explicații, plus checklistul lunar pe o singură pagină, de tipărit sau de pus în procedura ta.

Primește ghidul pe email

Trimite-mi PDF-ul

Lasă-ne adresa de email și îți trimitem PDF-ul direct în inbox.

Fără card, fără cont. Te poți dezabona oricând.

Mergi mai departe

Pașii completi, în paginile de bază

Descărcare automată din SPV

Cum preiei facturile primite, în masă, în fereastra de 60 de zile.

Deschide

Arhivare în Google Drive

Arhiva ta, în Drive-ul tău, pe foldere pe ani și luni, pentru păstrarea de 5 ani.

Deschide

Recuperare facturi mai vechi de 60 de zile

Ce mai poți recupera înainte să se închidă fereastra și ce nu mai poate fi descărcat de nimeni.

Deschide

Mai vrei? Toate ghidurile · Convertor XML → PDF · Pentru contabili

Întrebări frecvente

Trebuie să las adresa de email ca să citesc ghidul?

Nu. Ghidul întreg este pe această pagină: fereastra din SPV, pașii de preluare, structura arhivei și checklistul lunar. Formularul de pe pagină îți trimite aceleași informații în PDF, de tipărit, dacă îți este mai comod așa.

Ce conține în plus PDF-ul?

Aceleași explicații, plus checklistul lunar pe o singură pagină, gata de tipărit sau de pus în procedura ta. Primești și informări legate de termenele e-Factura, iar dezabonarea se face oricând.

Cât timp rămâne o factură descărcabilă din SPV?

Aproximativ 60 de zile de la publicarea mesajului. După fereastră, mesajul este arhivat de ANAF; îl mai poți obține printr-o cerere manuală de repostare din portalul SPV sau cerând factura direct furnizorului. Obligația de păstrare rămâne 5 ani, deci diferența o acoperă doar o arhivă proprie.

De ce nu este suficient să păstrez PDF-ul?

Pentru că în e-Factura documentul legal este XML-ul, nu PDF-ul. PDF-ul este forma lizibilă, obținută din XML prin serviciul oficial ANAF. O arhivă completă are ambele fișiere, plus semnătura electronică a Ministerului Finanțelor din arhiva ZIP.

De ce contează acum, în 2026?

De la 1 iulie 2026, obligația RO e-Factura B2B se extinde și către contribuabilii mici și PFA care nu erau încă în sistem. În același timp, SPV păstrează XML-ul descărcabil doar circa 60 de zile. Cine nu își construiește o arhivă proprie riscă să rămână fără documente la un control. Vezi și ce se schimbă în 2026.

Pot face tot ce descrie ghidul, dar automat?

Da. Ghidul arată întâi fluxul manual, ca să înțelegi fiecare pas. Apoi preluarea automată din SPV face exact asta singură: conectezi ANAF o dată, iar facturile primite se descarcă, se transformă în PDF oficial și se arhivează în Google Drive-ul tău pe foldere pe ani și luni.

Ce faceți cu adresa mea de email?

O folosim doar ca să îți trimitem ghidul și informări legate de e-Factura. Nu o vindem și nu o transmitem terților în scop de marketing. Poți cere ștergerea oricând. Detalii în politica de confidențialitate.

Fluxul din ghid, făcut automat

Conectezi ANAF o dată, apoi preluăm fiecare factură primită din SPV, o transformăm în PDF oficial și o arhivăm în Google Drive-ul tău.

Începe gratuit Vezi prețurile

Prima firmă gratuită, permanent · fără card · TVA inclus