Aviz de însoțire a mărfii

Avizul de însoțire a mărfii este documentul care însoțește fizic bunurile pe durata transportului, întocmit atunci când marfa este livrată fără ca factura să fie emisă pe loc. El atestă deplasarea mărfii, dar nu este un document fiscal și nu ține locul facturii.

Pe scurt, avizul răspunde la întrebarea „pe ce bază circulă marfa asta acum?”, atunci când factura încă nu există. Conține expeditorul, destinatarul, descrierea și cantitatea bunurilor, dar nu produce, prin el însuși, efecte de TVA. Spre deosebire de e-Factura, care transmite electronic factura propriu-zisă către ANAF, avizul rămâne un document al circulației mărfii — util la recepție și la corelarea ulterioară cu factura, dar fără rol în sistemul de facturare electronică.

Când se emite avizul de însoțire

Avizul apare ori de câte ori marfa pleacă înaintea facturii. Situațiile tipice sunt:

• livrări către client urmate de facturare ulterioară, nu pe loc;
• transferuri de bunuri între gestiuni sau puncte de lucru ale aceleiași firme;
• trimiterea mărfii la terți — în custodie, spre prelucrare sau pentru reparații;
• livrări repetate care urmează a fi facturate centralizat, la final de perioadă.

În toate aceste cazuri, avizul justifică prezența mărfii în transport și permite destinatarului să o primească în gestiune înainte de sosirea facturii.

Avizul nu este factură și nu intră în e-Factura

Aceasta este distincția care contează cel mai mult. Avizul nu este o factură: nu stabilește prin el însuși obligația de plată și nu se transmite prin sistemul național de facturare electronică. În e-Factura intră factura emisă pe baza avizului, nu avizul în sine. Așadar, dacă livrezi astăzi cu aviz și facturezi peste câteva zile, documentul care va ajunge electronic în SPV este factura, nu avizul.

Avizul rămâne, în schimb, foarte util ca document-punte: pe baza lui se face nota de recepție, iar la sosirea facturii cele trei se corelează — aviz, recepție, factură — pentru aceeași marfă.

Aviz vs. RO e-Transport — nu sunt același lucru

Cele două se confundă des, pentru că însoțesc aceeași marfă în mișcare, dar au naturi diferite. Avizul este documentul comercial care merge fizic cu transportul. RO e-Transport este o declarație electronică transmisă ANAF înainte de plecarea anumitor categorii de transporturi, care generează un cod unic, UIT. Pentru transporturile vizate de lege ai nevoie de codul UIT indiferent dacă ai emis sau nu un aviz; e-Transport nu înlocuiește avizul, iar avizul nu te scutește de e-Transport. Sunt obligații care pot exista în paralel pentru aceeași livrare.

Cum se leagă avizul de factura primită pe care o arhivezi

În practică, marfa intră adesea întâi pe aviz, iar factura sosește ulterior. În relațiile B2B, acea factură nu mai vine pe hârtie sau pe e-mail, ci ajunge electronic în SPV prin e-Factura, de unde trebuie preluată și corelată cu avizul și cu recepția. Aici apare aceeași capcană ca peste tot în e-Factura: ești obligat să păstrezi facturile 5 ani, dar ANAF le ține descărcabile din SPV doar aproximativ 60 de zile. Dacă factura care „închide” un aviz iese din fereastra de 60 de zile nepreluată, riști să rămâi doar cu avizul și cu nota de recepție, fără documentul fiscal original.

Aici ajută preluarea automată din SPV: fiecare factură primită este descărcată, transformată în PDF oficial prin transformare/FACT1 și arhivată în Google Drive-ul tău, organizată pe luni — astfel încât lanțul aviz → recepție → factură să poată fi refăcut oricând, chiar și după ani.

← Înapoi la dicționarul e-Factura