Factură proformă — documentul pre-factură

Factura proformă este un document pre-factură, fără valoare fiscală: o ofertă sau o notă provizorie de plată trimisă înainte de livrare. Arată ce urmează să se factureze, dar nu este o factură reală — nu se transmite în e-Factura, nu generează TVA și nu se înregistrează în contabilitate.

Pe scurt, proforma este o „factură care anunță o factură”. Are aspectul unei facturi — furnizor, client, produse, cantități, preț, eventual TVA orientativ — și de aici și confuzia, însă rolul ei este pur comercial: confirmă o ofertă, susține o cerere de avans sau pregătește o comandă. Documentul cu efect fiscal apare abia mai târziu: factura fiscală reală, cea care creează obligația de plată și de TVA și care, în relațiile B2B din România, circulă prin SPV în e-Factura.

La ce folosește o proformă

Proforma este un instrument de lucru înainte de tranzacție. În practică o întâlnești când:

• vânzătorul transmite o ofertă fermă, cu prețuri și condiții, pe care clientul o poate accepta;
• se solicită un avans înainte de începerea lucrării sau a livrării;
• clientul are nevoie de un document pentru a aproba intern o plată sau o comandă;
• se estimează valoarea unei livrări viitoare, fără ca aceasta să fie încă efectuată.

În toate aceste situații, proforma rămâne provizorie: nu obligă pe nimeni fiscal și poate fi modificată sau anulată fără nicio formalitate la ANAF.

De ce NU se transmite în e-Factura

Sistemul e-Factura transmite, validează și arhivează doar facturi fiscale — documente care dau naștere unei obligații de plată și de TVA. Proforma nu este o factură în sensul Codului fiscal, ci o ofertă, așa că nu se încarcă în SPV, nu primește ID de încărcare și nu produce o recipisă de la ANAF. Dacă tranzacția se concretizează, abia factura fiscală emisă ulterior trece prin e-Factura și ajunge în SPV-ul cumpărătorului. A încărca o proformă în e-Factura nu este nici posibil, nici necesar.

Fără TVA și fără înregistrare contabilă

Pentru că nu este document fiscal, proforma nu generează TVA și nu se înregistrează în contabilitate. TVA-ul devine exigibil pe baza facturii reale — sau, în cazul unui avans, la încasarea acestuia, moment în care furnizorul emite tot o factură fiscală, nu o proformă. Până atunci, suma de pe proformă nu intră în jurnalele de TVA, nu apare în decontul precompletat și nu afectează evidența contabilă. Dacă mai vezi pe ea un TVA, acesta este orientativ; valoarea care contează fiscal este cea de pe factura fiscală finală.

Proformă vs. factură fiscală — și ce ajunge în arhiva ta

Cele două se confundă des, dar diferența este clară. Factura fiscală are serie și număr, creează obligația de plată, generează TVA, se înregistrează în contabilitate și, în B2B, se transmite obligatoriu prin SPV. Factura proformă este doar o ofertă provizorie: fără valoare fiscală, fără TVA, fără contabilizare, fără drum prin ANAF. Practic, proforma anunță plata, factura fiscală o confirmă.

Această distincție contează direct pentru arhiva ta. Documentul pe care ești obligat să-l păstrezi 5 ani și pe care ANAF îl poate cere la control nu este proforma, ci factura fiscală primită din SPV — exact cea pe care ANAF o ține descărcabilă doar aproximativ 60 de zile. Aici intervine preluarea automată din SPV: fiecare factură primită este descărcată, transformată în PDF oficial prin transformare/FACT1 și arhivată în Google Drive-ul tău, pe luni, înainte să iasă din fereastra de 60 de zile. Proforma rămâne, pe drept, în afara acestui flux: nu e document fiscal, deci nu trebuie arhivată ca atare.

← Înapoi la dicționarul e-Factura