Notă de recepție (NIR) — documentul intern la recepția mărfii

Nota de recepție (NIR) este documentul intern întocmit la primirea mărfii sau a materialelor de la furnizor. Prin el confirmi că ai recepționat cantitățile și calitatea din factură, le înregistrezi în gestiune și consemnezi eventualele diferențe față de documentul de livrare.

Numele complet din legislație este Notă de recepție și constatare de diferențe, de unde și prescurtarea NIR. Pe scurt, NIR-ul este „borderoul” care leagă marfa fizică intrată în depozit de documentul fiscal din spatele ei: factura. Aceeași factură care, de la iulie 2024, circulă obligatoriu B2B prin e-Factura și aterizează în SPV sub formă de XML. NIR-ul confirmă marfa; factura primită confirmă suma — iar cele două trebuie să se potrivească.

La ce folosește NIR-ul

Recepția nu este o formalitate: este momentul în care răspunderea pentru marfă trece la firma ta și în care stocul devine al tău, contabil. NIR-ul are mai multe roluri:

• confirmă cantitatea și calitatea efectiv primite față de cele facturate;
• consemnează diferențele (lipsuri, plusuri, marfă deteriorată) pentru reclamații;
• stă la baza înregistrării în gestiune și a intrării în stoc;
• face legătura între factura furnizorului și evidența ta de magazie.

Fără NIR, marfa ar intra în depozit fără un document care să o lege de factură și de gestiune — exact ce caută un control fiscal când verifică trasabilitatea stocurilor.

NIR și factura primită — două fețe ale aceleiași intrări

În practică, recepția pornește de la factura furnizorului: cantitățile, prețurile și valorile din NIR se preiau din ea. De aceea NIR-ul și factura sunt nedespărțite — unul descrie marfa, celălalt suma de plată. Când marfa sosește înaintea facturii, recepția se poate face pe baza avizului de însoțire a mărfii, urmând ca, la primirea facturii prin e-Factura, valorile să fie reconciliate.

Tocmai pentru că NIR-ul trimite mereu la o factură anume, ai nevoie ca acea factură să fie la îndemână — nu doar acum, la întocmire, ci și peste ani, dacă trebuie să justifici recepția.

De ce contează arhiva de facturi pentru NIR-uri

Aici apare aceeași capcană ca peste tot în e-Factura. Ești obligat să păstrezi facturile primite 5 ani, dar ANAF le ține descărcabile din SPV doar aproximativ 60 de zile. După acest interval, factura din spatele unei recepții nu mai poate fi descărcată automat. Rămâi cu NIR-ul în evidență, dar fără documentul fiscal care îl susține — iar la un control fiscal exact corelația NIR ↔ factură este verificată.

Aici intervine preluarea automată din SPV: conectezi ANAF o singură dată cu tokenul, iar fiecare factură primită este descărcată, transformată în PDF oficial prin transformare/FACT1 și arhivată în Google Drive-ul tău, organizată pe luni, înainte să iasă din fereastra de 60 de zile. Astfel, oricând întocmești sau verifici un NIR, factura care îl susține este la un click distanță, nu pierdută în SPV.

← Înapoi la dicționarul e-Factura