Recipisă ANAF — confirmarea de transmitere

Recipisa ANAF este confirmarea oficială pe care ANAF o emite după ce o factură sau o declarație trece prin sistemul e-Factura. Este un fișier semnat electronic de ANAF, care conține indexul de încărcare și starea operațiunii — dovada ta că documentul a fost transmis și înregistrat.

Pe scurt, recipisa este „chitanța” digitală a fiscului: de fiecare dată când transmiți ceva prin e-Factura, ANAF îți răspunde cu un document care spune negru pe alb ce a primit, când și cu ce rezultat. Spre deosebire de o simplă confirmare de e-mail, recipisa este purtătoare a sigiliului electronic al ANAF, ceea ce o face un document oficial, opozabil la un control. Fără recipisă, nu ai cum să demonstrezi că o factură a intrat efectiv în sistem.

Ce conține o recipisă

Recipisa nu este un text liber, ci un fișier structurat. Elementele care contează în practică sunt:

• indexul de încărcare — numărul care identifică transmisia, pe care îl folosești pentru a urmări starea facturii (vezi indexul de încărcare);
• starea operațiunii — acceptat (ok) sau respins (nok);
• data și ora la care ANAF a finalizat prelucrarea;
• sigiliul electronic al ANAF, care garantează că fișierul provine de la fisc și nu a fost modificat;
• dacă factura a fost respinsă, mesajele de eroare care explică ce trebuie corectat.

Stările unei recipise: în prelucrare, ok, nok

Transmiterea unei facturi nu se încheie în clipa în care apeși „trimite”. După depunere, factura intră într-o stare de prelucrare, în care ANAF îi verifică structura și sintaxa. La final, sistemul returnează o recipisă cu una dintre două stări:

• ok — factura este acceptată și validată. Recipisa conține XML-ul sigilat de ANAF, care devine forma oficială a documentului;
• nok — factura este respinsă. Recipisa include codurile de eroare, iar factura trebuie corectată și retrimisă. O factură „nok” nu există, din punct de vedere fiscal, până nu o repari.

De aceea recipisa nu este un detaliu tehnic: ea face diferența între o factură care „a fost trimisă” și una care a fost efectiv înregistrată de ANAF.

Recipisa la facturile primite din SPV

Logica se păstrează și pe partea de primire. Când un furnizor îți emite o factură prin e-Factura, aceasta nu ajunge pe e-mail, ci în SPV-ul tău, ca un mesaj ANAF. Fișierul descărcat conține XML-ul facturii împreună cu sigiliul electronic al ANAF — echivalentul recipisei pe fluxul de primire. Acel sigiliu este exact ceea ce transformă XML-ul într-un document oficial: dovada că factura a trecut prin sistem, a fost validată și ți-a fost livrată.

Tocmai de aceea, atunci când preiei automat facturile primite, contează să păstrezi fișierul așa cum vine din SPV, cu tot cu sigiliu, nu doar un PDF reconstituit.

De ce păstrezi recipisa

Recipisa face parte din documentul fiscal și este supusă aceleiași obligații de arhivare de 5 ani ca factura. La un control, ea este proba că ai transmis sau ai primit factura în termen — de pildă, în termenul de 5 zile lucrătoare aplicabil de la 1 ianuarie 2026. Aici apare însă aceeași capcană ca peste tot în e-Factura: ANAF păstrează fișierele descărcabile din SPV doar aproximativ 60 de zile, deși tu trebuie să le ții 5 ani.

Aici ajută preluarea automată: fiecare factură primită este descărcată cu tot cu sigiliul ANAF, transformată în PDF oficial prin transformare/FACT1 și arhivată în Google Drive-ul tău, organizată pe luni, înainte să iasă din fereastra de 60 de zile — astfel încât dovada de transmitere să fie mereu la tine, nu doar la ANAF.

← Înapoi la dicționarul e-Factura