ZUGFeRD / Factur-X — facturi hibride PDF+XML

ZUGFeRD (Germania) și Factur-X (Franța) sunt formate de factură hibridă: un singur fișier PDF, citibil de om, care are XML-ul facturii încorporat înăuntru. Omul deschide PDF-ul ca pe orice factură, iar programul de contabilitate citește datele structurate din XML — fără două fișiere separate.

Modelul este popular în spațiul german și francez tocmai pentru că rezolvă o tensiune veche: oamenii vor un document pe care să-l vadă și să-l tipărească, iar sistemele vor date pe care să le citească automat. Soluția hibridă pune ambele într-un singur fișier. România a ales însă alt drum: la RO e-Factura, originalul legal este XML-ul în format UBL pur, transmis prin SPV, iar PDF-ul este doar o vizualizare generată separat. De aici și confuziile când compari sistemul nostru cu cele din vest.

Cum funcționează o factură hibridă

La ZUGFeRD și Factur-X, containerul este un PDF/A-3 — o variantă de PDF construită special pentru a putea „ține în brațe” un fișier atașat. În interior stă XML-ul facturii, scris în sintaxa CII (Cross Industry Invoice, de la UN/CEFACT). Astfel:

• furnizorul trimite un singur fișier PDF, de regulă pe e-mail;
• destinatarul îl vede ca pe orice factură PDF obișnuită;
• programul de contabilitate extrage XML-ul din interior și înregistrează factura automat.

Factur-X are mai multe profiluri, de la unul minimal (doar câteva câmpuri) până la unul conform integral cu standardul european, în funcție de cât de bogate sunt datele din XML.

ZUGFeRD vs. Factur-X — același standard, două nume

Deși par formate diferite, ZUGFeRD 2.x și Factur-X sunt practic identice tehnic: au fost aliniate în comun de structurile germane și franceze și se sprijină pe același model semantic, EN 16931. Diferă în principal denumirea națională și unele detalii de profiluri. Pe scurt, dacă știi unul, îl înțelegi și pe celălalt — sunt două etichete pentru aceeași tehnologie de factură hibridă.

Contrastul cu modelul românesc

Aici stă diferența care contează pentru o firmă din România. Spre deosebire de fișierul hibrid, unde PDF-ul și XML-ul călătoresc împreună, RO e-Factura separă lucrurile:

• originalul legal este XML-ul, în sintaxa UBL 2.1, nu CII;
• factura nu circulă pe e-mail, ci este transmisă prin SPV și validată de ANAF;
• se aplică profilul național CIUS-RO, derivat din EN 16931;
• PDF-ul nu este încorporat în fișier, ci se generează separat prin transformare/FACT1, ca simplă vizualizare oficială.

Cu alte cuvinte, în Germania și Franța primești un PDF care „are XML în el”; în România cele două sunt fișiere separate — XML-ul cu valoare legală și PDF-ul lizibil — și le iei din SPV de pe același rând, cu două butoane. Cunoașterea acestui contrast te ferește de greșeala de a căuta XML-ul înăuntrul PDF-ului: în modelul românesc nu este acolo.

Ce înseamnă pentru arhiva ta de facturi primite

Pentru că în România cele două fișiere circulă separat, din SPV le iei pe amândouă și apoi le arhivezi la timp — pasul pe care nu îl face nimeni în locul tău. Iar timpul contează: ANAF păstrează factura descărcabilă din SPV doar aproximativ 60 de zile, în timp ce obligația ta de păstrare este de 5 ani. Dacă nu ai descărcat și arhivat factura în această fereastră, rămâne doar repostarea manuală din interfața SPV.

Aici intervine preluarea automată din SPV: fiecare factură primită este descărcată ca XML, transformată în PDF oficial prin transformare/FACT1 și arhivată în Google Drive-ul tău, organizată pe luni. Practic, obții același rezultat ca un PDF hibrid — un document citibil cu datele oficiale în spate — dar adaptat la realitatea românească, unde XML-ul și PDF-ul vin separat.

← Înapoi la dicționarul e-Factura